Hướng Dẫn: Thiết Lập Routine Lọc Mail & Gửi Báo Cáo Tự Động Mỗi Sáng
Dành cho ai: Người dùng doanh nghiệp muốn tự động hoá việc đọc email, tổng hợp thông tin, cập nhật Notion và nhận báo cáo HTML mỗi sáng — không cần viết code.
MỤC LỤC
- Tổng quan — Hệ thống hoạt động như thế nào
- Chuẩn bị — Những gì bạn cần
- Bước 1: Tạo tài khoản Claude Code trên Web
- Bước 2: Kết nối Gmail MCP
- Bước 3: Kết nối Notion MCP (tuỳ chọn)
- Bước 4: Cấp quyền gửi mail tự động (Gmail OAuth2)
- Bước 5: Viết Prompt Routine
- Bước 6: Lên lịch chạy tự động (Cron)
- Mẫu Prompt Hoàn Chỉnh
- Xử lý lỗi thường gặp
- Nâng cao — Tuỳ chỉnh theo nghiệp vụ riêng
I. Hệ thống hoạt động như thế nào ?
Hệ thống gồm 3 thành phần phối hợp với nhau:
Gmail (hộp thư đến) → Claude Code (AI) → Notion (lưu dữ liệu) → Báo cáo HTML gửi về email của bạn
Claude Code đóng vai trò trung tâm: đọc mail, phân loại, cập nhật cơ sở dữ liệu Notion, rồi soạn và gửi báo cáo — tất cả hoàn toàn tự động theo lịch bạn đặt.
Ví dụ thực tế (SoyBae / VGreen Food): 06:00 sáng mỗi ngày, hệ thống tự động quét toàn bộ email 24h qua, phân loại (đơn đặt hàng PO / báo hàng gần HSD / PXT cần xử lý / email khác), cập nhật 3 database Notion (Đơn Hàng, Báo DATE, Task), và gửi báo cáo HTML về 2 địa chỉ email đã được chỉ định trước đó.
II. CHUẨN BỊ
Trước khi bắt đầu, bạn cần có:
- Tài khoản Claude (Pro hoặc Max) — claude.ai
- Gmail dùng để đọc mail (tài khoản công ty hoặc cá nhân)
- Gmail dùng để gửi báo cáo (có thể là cùng tài khoản)
- Tài khoản Notion (miễn phí hoặc trả phí, tuỳ chọn)
- Tài khoản Google Cloud (miễn phí, để tạo OAuth credentials)
- Khoảng 30 phút cho lần thiết lập đầu tiên
BƯỚC 1: TẠO TÀI KHOẢN CLAUDE CODE TRÊN WEB
- Vào claude.ai/code
- Đăng nhập bằng tài khoản Claude của bạn
- Tạo một Environment mới: bấm “New Environment”, đặt tên (ví dụ: Morning Routine – Tên Công Ty), Network policy chọn “Unrestricted” (cần để gửi email qua HTTPS)
- Môi trường này sẽ là nơi routine chạy mỗi sáng
Lưu ý: Claude Code trên web chạy trong môi trường đám mây — không cần máy tính của bạn phải bật.
BƯỚC 2: KẾT NỐI GMAIL MCP
MCP (Model Context Protocol) là cách Claude Code kết nối với các dịch vụ bên ngoài như Gmail, Notion.
Kết nối Gmail:
- Trong Claude Code, vào Settings → MCP Servers
- Tìm “Gmail” trong danh sách tích hợp sẵn
- Bấm “Connect” → đăng nhập bằng Gmail muốn ĐỌC mail
- Cấp quyền đọc (Read) cho ứng dụng
Kiểm tra kết nối: Sau khi kết nối, thử chat với Claude: “Tìm 3 email mới nhất trong hộp thư của tôi”. Nếu Claude trả về danh sách email → kết nối thành công.
BƯỚC 3: KẾT NỐI NOTION MCP (TUỲ CHỌN)
Bỏ qua bước này nếu bạn không dùng Notion.
- Trong Claude Code, vào Settings → MCP Servers
- Tìm “Notion” → “Connect”
- Đăng nhập Notion → chọn workspace muốn kết nối
- Cấp quyền đọc + ghi cho các database cần thiết
Cách lấy Database ID: Mở database Notion trên browser. URL có dạng https://notion.so/workspace/TÊN-DATABASE-xxxxxxxx — phần xxxxxxxx ở cuối URL chính là Database ID. Hoặc dùng collection:// URL mà Notion MCP cung cấp khi fetch.
BƯỚC 4: CẤP QUYỀN GỬI MAIL TỰ ĐỘNG
Đây là bước quan trọng nhất. Chúng ta dùng Gmail OAuth2 để Claude có thể gửi email thay bạn mà không cần SMTP (vì SMTP bị block trong môi trường cloud).
4.1 Tạo Project trên Google Cloud
- Vào console.cloud.google.com
- Bấm “Select a project” → “New Project”
- Đặt tên: Morning Routine → Create
- Chờ tạo xong, chọn project vừa tạo
4.2 Bật Gmail API
- Menu trái → “APIs & Services” → “Library”
- Tìm “Gmail API” → bấm “Enable”
4.3 Cấu hình OAuth Consent Screen
- Menu trái → “APIs & Services” → “OAuth consent screen” (hoặc “Google Auth Platform” → “Branding”)
- User Type: External → Create
- Điền App name: Morning Routine, User support email: email của bạn
- Bấm Save and Continue qua hết các bước
4.4 Thêm Test User
- Vào “Audience” (menu trái)
- Cuộn xuống “Test users” → “+ Add users”
- Thêm email mà bạn muốn GỬI báo cáo từ đó (ví dụ: congty@gmail.com)
- Bấm Save
Quan trọng: Email gửi báo cáo phải là email được thêm vào Test users.
4.5 Tạo OAuth Credentials
- Menu trái → “Clients” (hoặc “Credentials”)
- “+ Create Client” → “OAuth 2.0 Client IDs”
- Application type: Web application (phải chọn Web, không chọn Desktop)
- Name: Morning Routine
- Phần “Authorized redirect URIs” → “+ Add URI”: https://developers.google.com/oauthplayground
- Bấm Create
- Copy Client ID và Client Secret (dạng GOCSPX-…)
4.6 Lấy Refresh Token
- Vào developers.google.com/oauthplayground
- Bấm icon Settings góc trên phải, tick “Use your own OAuth credentials”, nhập Client ID và Client Secret vừa lấy, bấm Close
- Bên trái, tìm “Gmail API v1” → chọn scope: https://www.googleapis.com/auth/gmail.send
- Bấm “Authorize APIs”
- Đăng nhập bằng email muốn gửi từ → Allow
- Bấm “Exchange authorization code for tokens”
- Copy Refresh token (dạng 1//04…)
4.7 Lưu Credentials vào Claude Code
Chat với Claude Code trong session và nhắn: “Hãy lưu các biến môi trường sau vào settings.json: GMAIL_CLIENT_ID=… / GMAIL_CLIENT_SECRET=… / GMAIL_REFRESH_TOKEN=… / GMAIL_SENDER=…”
Claude sẽ tự lưu vào ~/.claude/settings.json và dùng cho các lần chạy tiếp theo.
BƯỚC 5: VIẾT PROMPT ROUTINE
Đây là “kịch bản” bạn giao cho Claude mỗi sáng. Prompt càng cụ thể, kết quả càng chính xác.
Cấu trúc prompt tốt gồm 5 phần:
[1] Mô tả công việc & bối cảnh: Bạn là [tên/vai trò]. Mỗi sáng bạn cần làm…
[2] Bước quét email: Quét email 24h qua với các từ khoá…, phân loại theo nhóm…
[3] Cập nhật database (nếu dùng Notion): Thêm vào database X các thông tin…, field mapping…
[4] Định dạng báo cáo: Gửi email HTML đến…, bao gồm các mục…, phong cách chuyên nghiệp, dễ đọc trên mobile
[5] Uỷ quyền: Task được uỷ quyền gửi tự động đến các địa chỉ…
BƯỚC 6: LÊN LỊCH CHẠY TỰ ĐỘNG (CRON)
Claude Code hỗ trợ lên lịch tự động qua lệnh /cron. Chat với Claude: “Hãy tạo một cron job chạy routine buổi sáng lúc 7:30 AM mỗi ngày (múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh) với nội dung prompt sau: [dán prompt vào đây]”
Quản lý Cron Jobs:
- “/cron” hoặc “Liệt kê cron jobs” → xem danh sách lịch chạy
- “Xoá cron job tên X” → xoá lịch
- “Tạm dừng cron job X” → tạm dừng
- “Chạy ngay routine buổi sáng” → chạy thủ công để test
Các khung giờ phổ biến: 07:30 báo cáo sáng, 12:00 cập nhật trưa, 17:00 tổng kết ngày.
III. MẪU PROMPT HOÀN CHỈNH
=== ROUTINE BUỔI SÁNG — [TÊN CÔNG TY] ===
Chạy mỗi ngày lúc 07:30 | Múi giờ: Asia/Ho_Chi_Minh
VAI TRÒ: Bạn là trợ lý vận hành của [Tên Công Ty]. Nhiệm vụ của bạn mỗi sáng là quét toàn bộ email 24h qua, tổng hợp thông tin quan trọng, cập nhật hệ thống quản lý, và gửi báo cáo cho ban quản lý.
BƯỚC 1 — QUÉT EMAIL (chạy song song 3 truy vấn): Dùng Gmail MCP tìm email trong 24h qua với các từ khoá: Truy vấn 1: [từ khoá nghiệp vụ 1] newer_than:1d / Truy vấn 2: [từ khoá nghiệp vụ 2] newer_than:1d / Truy vấn 3: to:[email-công-ty] newer_than:1d
BƯỚC 2 — ĐỌC NỘI DUNG: Với mỗi email quan trọng tìm được, đọc nội dung đầy đủ (FULL_CONTENT) để lấy thông tin sản phẩm/đơn hàng, số lượng, ngày tháng, yêu cầu cần xử lý.
BƯỚC 3 — PHÂN LOẠI: Chia email thành các nhóm: [Nhóm 1], [Nhóm 2], Khác/Cần lưu ý.
BƯỚC 4 — CẬP NHẬT NOTION (nếu dùng): Database [Tên DB]: collection://[database-id]. Tạo entry mới cho mỗi đơn hàng/task tìm được. Field mapping: “[Tên Field Notion]” ← thông tin từ email, “Trạng Thái” ← giá trị mặc định, “date:[Tên Field]:start” ← ngày ISO-8601.
BƯỚC 5 — GỬI BÁO CÁO EMAIL đến [email-1@domain.com] và [email-2@domain.com]. Báo cáo gồm: Tóm tắt (số liệu), Mục KHẨN nếu có (highlight màu đỏ), bảng chi tiết từng nhóm, Task hôm nay, Email khác cần lưu ý.
Dùng Gmail OAuth2 để gửi (biến môi trường GMAIL_CLIENT_ID, GMAIL_CLIENT_SECRET, GMAIL_REFRESH_TOKEN, GMAIL_SENDER đã được cấu hình). Task này được UỶ QUYỀN gửi tự động — không cần xác nhận thêm.
IV. XỬ LÝ LỖI THƯỜNG GẶP
“unauthorized_client” khi lấy access token: Nguyên nhân là dùng Desktop app thay vì Web application, hoặc chưa thêm redirect URI. Fix: Tạo lại OAuth client với type Web application + thêm URI https://developers.google.com/oauthplayground.
“redirect_uri_mismatch”: Nguyên nhân là quên thêm redirect URI trong Google Cloud Console. Fix: Vào Credentials → OAuth client → thêm URI vào Authorized redirect URIs.
Email không tìm thấy kết quả: Nguyên nhân là từ khoá không khớp hoặc email nằm trong thư mục khác (Spam, Promotions). Fix: Thêm “in:anywhere” vào query Gmail, hoặc kiểm tra label.
Notion báo lỗi property không tìm thấy: Nguyên nhân là tên field trong prompt không khớp với tên thực trong Notion. Fix: Fetch database trước để xem tên field chính xác.
Không nhận được email báo cáo: Nguyên nhân là Refresh token hết hạn (sau 6 tháng không dùng) hoặc app bị xoá. Fix: Lặp lại Bước 4.6 để lấy refresh token mới.
SMTP Connection timed out: Nguyên nhân là môi trường cloud block cổng SMTP (465/587). Fix: Dùng Gmail REST API qua OAuth2 thay vì SMTP — HTTPS port 443 luôn mở.
V. NÂNG CAO — TUỲ CHỈNH THEO NGHIỆP VỤ RIÊNG
Thêm nhiều nguồn dữ liệu: Ngoài Gmail, Claude Code có thể tích hợp với Google Sheets (đọc/ghi bảng tính), Google Calendar (kiểm tra lịch hẹn hôm nay), Slack (tổng hợp tin nhắn kênh quan trọng), các website (scrape giá cả, tồn kho).
Báo cáo có điều kiện: Bạn có thể yêu cầu Claude chỉ gửi báo cáo khi có điều kiện nhất định, ví dụ: “Chỉ gửi email nếu có ít nhất 1 đơn hàng mới HOẶC có cảnh báo HSD dưới 7 ngày. Nếu không có gì quan trọng, bỏ qua và không gửi.”
Báo cáo nhiều cấp: Báo cáo Đầy đủ gửi cho quản lý (mọi chi tiết), Báo cáo Tóm tắt gửi cho giám đốc (chỉ điểm nóng).
Tích hợp nhắc nhở: “Nếu phát hiện vấn đề KHẨN CẤP (hàng cần giao trong vòng 12h, hoặc hàng sắp HSD trong 3 ngày), gửi thêm push notification qua công cụ PushNotification để cảnh báo ngay lập tức.”
TÓM TẮT CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
[1] Tạo tài khoản Claude Code (claude.ai/code) — 5 phút
[2] Kết nối Gmail MCP — 2 phút
[3] Kết nối Notion MCP (tuỳ chọn) — 2 phút
[4] Tạo Google Cloud Project + OAuth credentials — 10 phút
[5] Lấy Refresh Token qua OAuth Playground — 5 phút
[6] Lưu credentials vào Claude Code settings — 2 phút
[7] Viết và test prompt routine — 10 phút
[8] Tạo cron job lên lịch tự động — 2 phút
TỔNG: ~38 phút
Sau khi thiết lập xong, hệ thống tự chạy mỗi sáng mà không cần bất kỳ thao tác nào từ bạn.
